Ventajas de la utilización de medios electrónicos en la contratación pública
Existen ejemplos suficientes como para afirmar que el uso de medios electrónicos aporta una mejora de la eficiencia en tiempo y un ahorro de costes administrativos (procesos electrónicos vs papel) para administraciones públicas y empresas, un incremento notable de la transparencia y mejora de la fiscalización, así como una mejor monitorización, control y planificación; todo ello con especial impacto si la adopción se lleva a cabo de forma coordinada a gran escala.

Además, los procesos electrónicos potencian el impacto de las técnicas de compra agregada, como los sistemas dinámicos de contratación, que reducen costes y tiempos en compras sucesivas, la subasta electrónica (mayor ahorro por transacción al incrementarse la concurrencia), catálogos electrónicos (permite buscar y comparar de forma estructurada), reducción de trabas administrativas (reutilización de información, como el Virtual Company Dossier propuesto por el proyecto PEPPOL29….).

Si consideramos el paradigma de aprovisionamiento de aplicaciones como servicios en la nube (cloud computing), aumentamos aún más la eficiencia gracias a efectos de red creados por la generación de comunidades de compra:

  • Simplificándose el acceso a la información de clasificación de proveedores y sus productos.
  • Transparencia: se generan rutas de encuentro más simples, ya que ambos compradores y vendedores solo tienen que integrarse con un portal. Un proveedor puede acceder a todo el sector público presentando su catálogo de productos en el portal y el comprador puede acceder a todos los proveedores en el mismo portal.
  • Se hace más sencillo, barato y rápido el intercambio de información sobre precios y ofertas de productos. Gran potencial de ahorro en costes de transacciones en términos de reducción de costes de búsqueda, comparación y gestión de pedidos. Gracias a las plataformas se pueden obtener y facilitar estadísticas más eficientemente a los gestores y organismos supervisores nacionales o europeos, y con ello acelerar la toma de decisiones.
  • Costes reducidos de transacción para proveedores y compradores gracias a la automatización parcial o completa de información entre el sistema de contratación/financiero del comprador y el sistema de pedidos y pago del comprador.
  • Tendencia a una desmaterialización total de las ofertas, hacia cuestionarios inteligentes que orientan a operadores económicos sobre la puntuación o nivel de completitud de su oferta con respecto a los criterios de evaluación en tiempo real y facilitan la valoración de las ofertas a las autoridades de certificación gracias a un mayor uso de evaluación automática o asistida.
  • Se produce un ahorro de costes administrativos para el proveedor y acceso a un mayor número de oportunidades de negocio en un mismo portal, tanto del sector público como del sector privado. Según estudios del caso de Portugal, para el comprador se pueden generar ahorros económicos sustanciales del orden del 15% gracias a una mayor concurrencia de proveedores (la comunidad de compradores) así como disfrutar de una optimización/automatización de procesos en línea (un 5% aproximadamente por concurrencia y un 10% en ahorro en gestión administrativa).

Muchas de las plataformas actuales más avanzadas permiten controlar cuatro importantes puntos de transformación en la entidad:

  • Agregación de gastos: tanto por unidades de negocio, como geográficamente o trabajando con diferentes proveedores, se puede utilizar la solución para unificar gastos y gestionar una mayor cantidad de datos con el fin de aumentar el ahorro, maximizar el poder de compra y mejorar la eficiencia.
  • Colaboración con proveedores e innovación: no basarse solo en el precio, sino también en otras importantes características, para la toma de decisiones y elección de proveedor.
  • Alineación con el negocio y los grupos de interés: para obtener un valor añadido real, las métricas deben tener un peso importante. Una solución avanzada permite valorar y alinear grupos de interés y objetivos de negocio para lograr impactos coste/beneficio.
  • Eficiencia interna: las gestiones administrativas se pueden reducir entre un 30-60%, ya que es la plataforma tecnológica la que trabaja los datos, en lugar de realizarse de manera manual. La mejora de la eficiencia permite centrarse en otras cuestiones de mayor importancia.

NOTA: Este texto se extrae del capítulo “El Nuevo Escenario de la Contratación Pública Electrónica” elaborado por Javier M. Jiménez, Director de Estrategia y Marketing de Aytos, para el “Libro Blanco de Licitación Pública Electrónica” en el que VORTAL ha colaborado junto con la Federación de Municipios de Madrid, IESE Business School y Aytos.
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